Pourquoi devriez vous opter pour la capture des signatures électroniques ?
Avec de tels dispositifs et processus manuels de signature, vous faites perdre un temps précieux à votre entreprise Vous passez à côté de la croissance de votre boîte !
La solution à votre problème est l’utilisation d’un logiciel de planification des itinéraires pour flotte fournit avec une fonction de capture de signature électronique.
L’utilisation de la capture de signature électronique procure de nombreux avantages que les entreprises ont souvent tendance à négliger. Et, par conséquent, ces dernières effectuent souvent des tâches banales qui ralentissent leur activité.
On vous délivre les avantages de cette technologie à la portée de tous !
Débarrassez vous des paperasses.
Le système de signature électronique juste avec votre mobile permettra à vos employés sur le terrain de récolter les signatures facilement et en un temps minimum. En quelques minutes, ces signatures seront téléchargeables au bureau. Dites adieu aux fichiers volumineux et les classements qui pèsent une tonne des papiers qui ne serviront plus à rien.
Vous n’aurez plus de risque de documents signés perdus, ou endommagés durant le trajet vers le bureau.
Tout ce qui vous auriez besoin c’est d’une connexion pour les smartphones de vos chauffeurs et la vôtre, sur le terrain. Vous aussi pouvez alors voir une copie électronique de la confirmation de livraison ou de l’accord enregistré et signé. De cette façon, vous pourrez revoir un peu plus tard ou instantanément si nécessaire.
Un procédé prompt et facile d’utilisation.
Comme son appellation l’indique, la signature électronique permet à vos clients de signer sur l’écran du smartphone de votre employé de terrain. Ils ont le choix de signer avec leur doigt ou d’utiliser un stylet et le tour est joué.
Les deux parties en seront ravies, car le conducteur, lui, aura moins de choses à faire et le gérant ou propriétaire de l’entreprise n’aura plus à classer beaucoup de documents.
Cela vous permettra de retrouver facilement les signatures que vous recherchez. De plus, vous n’avez pas besoin de trier des montagnes de documents.
Vous avez quand même le choix d’imprimer une copie du document signé à partir de la base de données si vous en avez besoin.
Dites au revoir aux dépenses inutiles.
On se rend compte par nous-mêmes que les dépenses en fournitures constituent une grande somme. Mais avec l’utilisation de la technologie de la signature électronique, vous ferez beaucoup d’économie en fourniture, vous limiterez vos dépenses en papier. Ne plus consommer beaucoup de papier vous permettra aussi à reconsidérer vos dépenses en encre pour vos imprimantes.
Et, comme vous utilisez votre téléphone, vous n’avez pas besoin d’acheter un dispositif matériel de capture de signature.
Moins de plaintes et disputes.
Pour un mis en situation, un de vos chauffeurs livreurs sera censé faire une livraison à une date et heure donnée chez l’adresse d’un client. Une fois arrivé chez le client, il fera signer le client sur son smartphone, en même temps, l’adresse, l’heure et la date de la signature seront enregistrées dans l’application.
Ces informations constitueront un document de justification, une preuve sur une livraison faite à temps. Ils vous seront importants pour un audit interne ou externe, ainsi que des plaintes plus tard. Vous pouvez en prouver que votre entreprise respecte les termes et conditions.
Des employés de terrains autonomes.
L’utilisation du système de signature électronique permettra une synchronisation avec les smartphones de vos conducteurs. Ils n’auront pas d’excuses, car ils verront les commandes sur leur mobile. Le nombre d’arrêts qu’ils auront à faire sera visible et accessible sur leur téléphone, avant même qu’ils n’entrent dans la voiture. De cette manière, ils sauront combien de bons de livraison ils emmèneront avec eux et éviteront les va et viens au bureau pour d’éventuels oublies.
Amélioration de votre professionnalisme
En utilisant le système de signature électronique avec vos clients, vous montrez à votre clientèle une façon de travailler et une valeur de votre entreprise ; cela aura un impact positif. Ils verront dans votre processus que vous êtes une boîte qui évolue et à jour, et que vous valorisez vos tâches de livraison. Vous serez plus professionnel aux yeux de vos prospects.
Conclusion
En gros, utiliser le système de signature électronique :
- Améliorera la fiabilité des signatures capturées,
- Permettra le retraçage rapide des documents électroniques signés, collecte les signatures plus rapidement, réduit la dépendance à l’égard des documents physiques, ce qui permet d’économiser sur les coûts d’impression, et de valoriser la préservation de l’environnement.
- Récolte les dates, heures et lieux enregistrés électroniquement des signatures recueillies, améliore la conformité avec les réglementations locales grâce à une meilleure documentation.
Si vous décidez d’opter pour le système de signature électronique, vos chauffeurs auront juste à télécharger l’application mobile de planification d’itinéraire sur leur smartphone. Vous n’aurez plus besoin d’autres dispositifs ou matériels.
L’application de planification d’itinéraire vous offrira encore d’autres avantages.
Alors, quand est-ce que vous comptez opter pour un logiciel de planification d’itinéraire de flotte doté d’une fonction de capture de signature électronique ? Avez-vous des questions ? N’hésitez pas à laisser vos commentaires ci-dessous et merci de votre lecture.